Eine BANF, die Abkürzung für „Bestellanforderung“, ist eine Aufforderung an den Einkauf, die innerhalb eines Unternehmens aus einer Abteilung geschickt wird. Diese Aufforderung enthält eine Auflistung von Materialien oder Dienstleistungen, welche in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden.
Die Bestellanforderung ist Teil eines Beschaffungsprozesses im Unternehmen, der nach definierten Regeln erfolgt.
Im Rahmen der Bedarfsermittlung kommunizieren Mitarbeiter eine Bedarfsmeldung an die Einkaufsabteilung. Sie stellen den Bedarf ins System ein. Ein Workflow wird in Gang gesetzt, in welchem die Bestellung abgewickelt wird – von der Genehmigung bis hin zur Lieferantenauswahl. Dieser ist in jeder Firma verschieden. Beispielsweise gibt es bestimmte Betragsgrenzen, die ein Freigabe- bzw. Genehmigungsverfahren erforderlich machen.
Mit dem Schritt der Bezugsquellenermittlung werden u.a. folgende Faktoren überprüft:
- Existiert eine festgesetzte Frist
- Liegt eine Quotierung vor
Wenn ja, wird durch das System der Lieferant und dessen Bezugsquelle ermittelt
Wenn nein, überprüft das System im „Orderbuch“, ob Lieferanten existieren
- Sind Lieferpläne und (Rahmen-)Verträge vorhanden und wenn ja, werden diese durch das System vorgefiltert
- Überprüfung der Lieferregion
- Ist der Regellieferant für das bestimmte Produkt verfügbar
Die Prüfung durch das System erzielt eine Vorauswahl nach festgelegten Kriterien und Regeln des Unternehmens vor dem Hintergrund der Bestellanforderungen und schlägt dann den idealen Lieferanten oder eine Auswahl von mehreren Lieferanten vor. Diese Art von „Prüfung“ läuft im Hintergrund. Bei einer Auswahl von mehreren Lieferanten kann es bedeuten, dass die endgültige Wahl manuell durch den Einkaufsmitarbeiter erfolgen muss, wenn alle Lieferanten „gleichwertig“ sind und alle die Kriterien gleichermaßen erfüllen. Unter Umständen muss ggf. auch ein neuer Lieferant gefunden werden.
Die Inhalte einer BANF richten sich nach dem benötigen Material oder den Dienstleistungen, den gewünschten Mengen und den Lieferterminen. Das BANF-Formular kann demnach folgende Felder aufweisen:
- Besteller (Abteilung, Mitarbeiter)
- Kostenstelle
- Projektnummer
- Artikelbezeichnung und -nummer
- Menge
- Preis
- Lieferant
- Liefertermin
Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit, die BANF manuell bzw. „direkt“ anzulegen und zu bestimmen, was in welcher Menge zu welchem Termin bestellt wird. Der Bezug erfolgt direkt beim Hersteller.
Bei einer indirekten BANF, um welche es hier im Speziellen geht, sind keine manuellen Eingaben notwendig. Es erfolgt ein automatischer Prozess der Beschaffung, der den internen Belegfluss der BANFen zusätzlich mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren steuert. Der Genehmigungsprozess kann in Ihrem Unternehmen durch Workflows, z.B. durch eine Lieferantenbeurteilung, individuell gestaltet werden. Das komplette Verfahren der Beschaffung lässt sich nahezu automatisiert, effizient und vor allem transparent abwickeln. Alle technischen und kaufmännischen Vorgänge können mit Microsoft Dynamics NAV bzw. Dynamics 365 Business Central abgewickelt werden.
Mit unserer Funktion @NAV-eBANF, welche den NAV/Business Central-Standard erweitert, erhalten Sie den Vorteil, den Beschaffungsprozess durch überprüfte Dateneingabe zu beschleunigen. Freigegebene BANFen können vom Einkauf bequem und komfortabel weiterprozessiert werden, indem sie nach Freigabe in eine Bestellung überführt werden. Genehmigungsberechtigte Personen können in der Reihe oder parallel die Freigabe erteilen. Das ist abhängig von den von Ihnen definierten Freigaberegelungen und -stufen im Unternehmen. Das Genehmigungsverfahren gewinnt so mehr an Transparenz und stellt eine terminliche Einhaltung der Workflows sicher.
Sie setzen bereits Dynamics 365 Business Central bzw. Microsoft Dynamics NAV in Ihrem Unternehmen ein?
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