zeiterfassung

Eine der unangenehmsten Aufgaben bei jedem Projekt ist die aus der Sicht des Projektmitarbeiters leidige Zeiterfassung zur Leistungsrückmeldung. „Leidig“ für den Mitarbeiter, unerlässlich und essentiell für den Projektcontroller, den Auftragskoordinatoren und das Back-Office.

Die Leistungsrückmeldung bildet die Grundlage für das Projektcontrolling und die Fakturierung. Umso wichtiger ist es, den Projektmitarbeiter bei der Durchführung dieser Aufgabe zu unterstützen und ihm die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die er für eine möglichst effiziente Erfüllung dieser Aufgabe benötigt.

Fazit: Eine gut durchdachte und auf die Anforderungen der Organisation abgestimmte Lösung erhöht die Qualität der Leistungsrückmeldung und spart Zeit und Kosten

Doch: Welche Kriterien tragen dazu bei, die Qualität einer Leistungsrückmeldung zu erhöhen, eine Zeiterfassung effektiv zu gestalten und wie können diese in Navision umgesetzt werden?

Eine Zeiterfassung mit Leistungsrückmeldung muss die Abbildung der Projekte und Abrechnungsstrukturen in Navision ebenso sicherstellen wie die Verknüpfung von relevanten Stamm- und Bewegungsdaten zur Unterstützung der Prozesse. Dazu gehören neben einer flexiblen Möglichkeit zur Strukturierung der Projekte mit Hilfe von Projektstrukturplanelementen ebenso die notwendigen Parameter zur Steuerung der rückgemeldeten Positionen.

Nicht alle Rückmeldungen sind fakturarelevant. Die zur Abrechnung freigegebenen Rückmeldungen unterliegen unterschiedlichen Abrechnungsformen wie “pauschal”, nach “Aufwand” oder im “Festpreis” – eingekaufte Leistungen werden je nach Anforderung 1:1 an den Debitoren durchgereicht. Je nach Abrechnungsart legen Sie die Projektaufgaben in NAV an und pflegen die dazu vereinbarten Preise pro Projektmitarbeiter. Die Pflege der Planwerte ermöglicht es Ihnen somit, jederzeit einen Plan-Ist-Vergleich abzufragen, wodurch Ihnen zu jeder Zeit die Kontrolle über das Projekt gesichert ist.

Eine flexible Leistungsrückmeldung ermöglicht die Meldung von unterschiedlichen Zeiteinheiten und auch weiteren Abrechnungsdaten wie Reiseeinheiten, Reisepauschalen, die Rückmeldung von Reisekilometern und Reisekosten nach Belegen.

Ein „timesheet“ muss online und offline zur Verfügung stehen, die Mitarbeiter müssen überall und immer in der Lage sein, ihre Erfassung durchführen zu können, um das „timesheet“ zu erstellen. D.h. die Leistungsrückmeldung ist sowohl über einen Browser als auch ein mobiles Endgerät möglich.

Unterstützt wird ein Mitarbeiter durch eine intelligente Leistungsrückmeldung, die ihm nur diese Positionen zur Verfügung stellt, die er auch zurückmelden kann. Auf diese Weise werden Fehl- und Falscheingaben vermieden und ein hohes Maß an Qualität gewährleistet.

Erst durch Freigabe der Leistungen des verantwortlichen Projektmanagers kann die Leistungsabrechnung des Projekts erfolgen. Mit nur einem Knopfdruck werden die Leistungen in die Rechnung überführt. Anschließend wird die Rechnung gebucht und ein Ausdruck für den Kunden erzeugt.

Die Vorteile der Dienstleistungs- und Serviceabwicklung in NAV liegen also auf der Hand:

  • Die Daten für das Projekt werden nur an einer Stelle erfasst -> keine fälschlicherweise doppelte Eingabe von Daten.
  • Alle erfassten Leistungen sind jederzeit auf dem Projekt sichtbar und damit auswertbar.
  • Der Projektcontroller hat die volle Transparenz über das Projekt und kann bei Bedarf steuernd eingreifen.
  • Die Rechnungsstellung zum Kunden ist automatisiert, was den Aufwand reduziert.

Möchten Sie von diesen und vielen weiteren Vorteilen profitieren und haben weitere Fragen zum Thema, so steht Ihnen gerne einer unserer Berater zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns!