ZUGFeRD Interface – AddOn für Microsoft Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden. Dies bedeutet, dass alle diejenigen, die mit Bund, Ländern und subzentralen öffentlichen Auftraggebern zusammen arbeiten, über kurz oder lang mit der elektronischen Rechnungsstellung konfrontiert werden und passende Umsetzungsmöglichkeiten suchen sollten. Mit unserer ZUGFeRD Schnittstelle, die künftig auch für Dynamics 365 Business Central verfügbar sein wird, ermöglichen wir Ihnen die Anbindung an Ihr Dynamics NAV bzw. Business Central System.
Ein ZUGFeRD-Beleg hat eine hybride Struktur aus zwei Komponenten:
- PDF-Dokument für die manuelle Bearbeitung oder zur Kontrolle.
- Eingebettete XML-Rechnungsdatei, die automatisiert verarbeitet werden kann.
Durch den Export einer Rechnung aus Dynamics NAV im ZUGFeRD-Format wird also in den Beleg, der als PDF-Datei vorliegt, eine entsprechende XML-Datei eingebettet. Somit enthält der Beleg auch eine maschinenlesbare Form. Der Rechnungsausgang kann vollständig auf elektronischem Weg erfolgen, unabhängig davon, ob der Empfänger ZUGFeRD nutzt oder nicht.
Beim Rechnungseingang ersparen Sie sich das Scannen der Belege und auch eine OCR-Texterkennung ist nicht mehr nötig. Der via E-Mail Posteingang oder via überwachter Ordner empfangene Beleg wird vollautomatisch direkt in Dynamics NAV eingelesen.
Mittlerweile wird ZUGFeRD schon von vielen deutschen Behörden und Unternehmen eingesetzt, so dass es sich bald zum Standard etablieren könnte. Auch die obersten Bundesbehörden empfehlen ZUGFeRD für die Kommunen.
Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Entwicklungen von ZUGFeRD und bevorstehende gesetzliche Fristen:
► 25.06.2014: ZUGFeRD wird in der Version 1.0 inklusive einer umfangreichen Spezifikation allen interessierten Behörden und Unternehmen kostenfrei zur Verfügung gestellt.
► 27.11.2018: Die obersten Bundesbehörden, d.h. die Bundesministerien und Verfassungsorgane, werden verpflichtet, den elektronische Rechnungsempfang zu gewährleisten.
► geplant für März 2019: Die Version ZUGFeRD 2.0 soll zum Download bereitgestellt werden, die alle Vorgaben der EU-Richtlinie erfüllen wird.
► 27.11.2019: Die o.a. Verpflichtung folgt nun auch für nachgelagerte Behörden auf Bundesebene.
► 27.11.2020: Für alle Lieferanten des Bundes gilt die Pflicht zur Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form.
WICHTIG: Bereits im April 2020 müssen die Bundesländer ebenfalls die Vorgaben der EU-Richtlinie umgesetzt haben. Obwohl diese Pflichten vordergründig nur für das öffentliche Auftragswesen gelten, sind auch die übrigen Wirtschaftsteilnehmer in der Pflicht: Alle diejenigen, die mit Bund, Ländern und subzentralen öffentlichen Auftraggebern zusammen arbeiten, werden über kurz oder lang mit der elektronischen Rechnungsstellung konfrontiert werden und passende Umsetzungsmöglichkeiten suchen müssen.
Hier nochmals die Vorteile des elektronischen Rechnungsversands auf einen Blick:
Ihre Vorteile beim Rechnungsausgang
- Einsparung von Verwaltungskosten (wie Porto, Papier, …)
- Verkürzung von Zahlungsfristen und verbesserte Liquidität durch frühere Zahlungseingänge
- Auch Empfänger, die ZUGFeRD nicht im Einsatz haben, können Ihre Rechnungen verarbeiten
Ihre Vorteile beim Rechnungseingang
- OCR-Texterkennung und manuelle Nachbearbeitung nicht mehr nötig
- Zeitersparnis durch automatische Erkennung des vollständigen Belegs
- PDF/A-3 Standard für Langzeitarchivierung geeignet
- Automatische Belegerkennung inkl. Übernahme der Belegpositionen
Haben wir Sie neugierig gemacht? Unsere Berater beantworten gerne Ihre ersten Fragen zur Implementierung der Schnittstelle!
Tel.: +49 (89) 21 111 848
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