Mit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) stand in diesem Jahr ein großes und wichtiges Thema im Mittelpunkt. Wenn auch mittlerweile die Diskussionen etwas nachgelassen haben, hat es an Aktualität nicht verloren. Wir möchten Ihnen heute die Umsetzung unseres Add-on Partners LESSOR für den Bereich Human Resources zeigen, der die Richtlinien der DS-GVO in die Module integriert hat.

Neben der Lohnabrechnung und -buchhaltung können mit den NAV-Zusatzmodulen von LESSOR die Arbeitsabläufe hinsichtlich Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung und gesetzlichen Meldungen effizient gestaltet werden. Der Umgang mit personenbezogenen Daten spielt im Personalmanagement eine besondere Rolle.

Mit dem Release wurde vor allem berücksichtigt, dass gemäß der Verordnung „Das Recht auf Vergessen“ (Aufbewahrungsfristen/ Löschungspflicht) eingehalten wird. Auch das Informationsrecht des Mitarbeiters zu wissen, welche Personen Zugriff auf die Daten haben und welche persönlichen Daten im System gespeichert werden, ist mit der Neuerung abgedeckt. Da beide Regelungen modulübergreifend dargestellt sind, müssen die Vorgänge nur einmalig ausgeführt werden.

Im Folgenden finden Sie alle relevanten Informationen gegliedert nach den grundlegenden Eigenschaften der DS-GVO:

Informationsrecht

  • Unter einem speziellen Menüpunkt „DSGVO“ sind alle relevanten Informationen modulübergreifend zu einer Person dargestellt
  • Ein Auszug über alle relevanten Daten zu einer Person kann als Bericht „Informationsrecht“ von der Mitarbeiterkarte erstellt werden
  • Eine Anpassung des Berichtes, in dem entsprechende Tabellen und Felder ausgewählt werden, ist möglich
  • Durch die Übertragbarkeit der Daten über die Funktion des NAV Standard-Werkzeugs „Rapid Start Services“ kann der Bericht an Excel übertragen oder als PDF-Datei erstellt werden

Vertraulichkeit & Zugriffsrechte

  • Gewährleistung eines anonymisierten Exports der Mitarbeiterdaten
  • Erkennen von vertraulicher Kommunikation durch die Kennzeichnung „Enthält sensible Daten“
  • Dokumentation mit zugeordneter Benutzer-ID und Rollen, welche Benutzer momentan Zugriff auf die Mitarbeiterdaten haben
  • Entsprechende Vergabe von Zugriffsrechten für die Einrichtung von Tabellen und dem Löschen von Mitarbeiterdaten durch das Hinzufügen der Benutzer-ID, welche in der Rolle „DSGVO-Admin“ hinterlegt ist

„Recht auf Vergessen“ / Speicherbegrenzung (Löschungspflicht)

  • Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben für Aufbewahrungsfristen im Rahmen der Datenspeicherung bzw. Löschung von Daten ausgeschiedener Mitarbeiter unter dem entsprechenden Menüpunkt „DSGVO“ mit der Angabe der Anzahl von Jahren
  • Die Löschungspflicht ist durch eine entsprechende Funktion hinterlegt und ermöglicht die Entfernung von allen Personendaten/ Mitarbeiterstammdaten von ausgeschiedenen Mitarbeitern nach der in der Einrichtung angegebenen Frist

Sie setzen bereits Microsoft Dynamics NAV in Ihrem Unternehmen ein? Die Module können nahtlos und schnell in Ihr NAV-System integriert werden.
Sie sind an weiteren sehr hilfreichen Funktionen von NAV interessiert oder möchten mit Microsoft Dynamics NAV beispielsweise Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse optimieren sowie entsprechend der Regelungen der DS-GVO anpassen?

Wenden Sie sich an uns! Unsere Berater unterstützen Sie gerne bei der Implementierung oder stehen Ihnen für erste Fragen zur Verfügung.