In unserer Reihe der Referenzprojekte der bartolome röder AG möchten wir Ihnen heute über den Upgrade-Prozess eines Kunden aus dem Dienstleistungssektor berichten.

Der Kunde mit ca. 1000 Mitarbeitern am Standort Deutschland hat rund 200 User, die täglich mit Dynamics NAV arbeiten. Zielsetzung war das Upgrade von Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Classic auf Dynamics NAV 2017.

Challenge

Die größten Herausforderungen lagen einerseits in der Integration der Drittmodule, von denen der Kunde einige im Einsatz hat, z.B. ein umfangreiches Projektmodul mit Web-Zeiterfassung, ein Dokumentenmanagement-System sowie Module für den elektronischen Zahlungsverkehr. Hier musste akribisch darauf geachtet werden, dass die jeweils richtige Version des Drittanbieters vorlag, um die Objekte im korrekten Versionsstand zu implementieren. Andererseits musste eine Vielzahl an kundenspezifischen Anpassungen analysiert und bewertet werden.

Die Highlights des Projekts

Im Folgenden möchten wir Ihnen die Highlights des Projekts auszugsweise schildern:

Fakt ist, dass es mehrere 1000 Anpassungen von Objekten vorzunehmen galt. Die vielfachen Objektmodifikationen im System mussten gemerged (in die neue Objektstruktur integriert) werden, was erfolgreich umgesetzt werden konnte.

Des Weiteren stellte die Überführung der Reports ins neue RDLC-Format eine große Herausforderung dar.

Auch die Gestaltung der Rollencenter (Benutzergruppen-spezifischer Startbildschirm in NAV), welche in NAV 2009 R2 noch nicht vorhanden waren und daher neu geschaffen wurden, erforderte genauste Überlegungen und Definitionen im Vorfeld. Hier wurden vier Basisrollencenter geschaffen, je nach Aufgabengebiet der Mitarbeiter, z.B. eigene Rollencenter für die „Finanzbuchhaltung“ oder die „Bestellanforderung (BANF)“.

Zudem hat der Kunde neben den im Standard laufenden Dimensionen wie „Kostenträger“ oder „Kostenstelle“ einige zusätzliche Dimensionen, die bei der Buchung mitgegeben werden.
Diese waren im Altsystem NAV 2009 R2 noch in eigenen Tabellen für Dimensionen und wurden nun in die neue Dimensionset-ID-Logik überführt, was eine große technische Änderung bedeutete.

Zugrunde lag außerdem im Vorfeld die Entscheidung, welche Anpassungen auch in das neue System NAV 2017 übernommen werden sollen bzw. welche Modifikationen gar nicht mehr nötig waren, da sie nun im Standard verfügbar sind.

Ein weiteres Highlight des Upgrades war die Datenmigration aufgrund der großen Datenfülle (Datenbankgröße über 100 Gigabyte). Hier mussten Routinen angepasst werden, damit die Daten richtig migriert werden konnten.

Vorgehensweise

Aufgrund der Komplexität und des hohen Änderungsumfangs des Upgrade-Vorhabens wurde das Projekt in mehrere kleinere Funktionspakete unterteilt, z.B. „Dimensionsmanagement“, „Beleganpassung“, „Schnittstelle A“ usw., die jeweils von einem Entwickler verantwortet wurden.
Jedes Paket wurde im Anschluss zunächst von den Entwicklern selbst in dedizierten Entwicklertests getestet, bevor es in den Funktions- und Integrationstests (Überprüfung der Funktion in Prozessketten) mit Hilfe von Key-Usern validiert wurde.
Die Key-User, die später hauptsächlich das Know-how an die weiteren Mitarbeiter transformieren sollten, wurden bereits zu einem frühen Zeitpunkt in den Upgrade-Prozess einbezogen und geschult.

Nach erfolgreichen Funktions- und Integrationstests erfolgte die Tester-Schulung und im Anschluss der Enduser-Test (Abnahmetest) der Mitarbeiter, die später mit dem System arbeiten sollen. Hier wurde das Augenmerk dann auch auf die Ergonomie (Oberfläche) sowie die praktische Anwendbarkeit der eingebauten Funktionalitäten gelegt.
Bevor das System in Betrieb genommen wurde, erfolgten noch mehrere Testmigrationsläufe und die Enduserschulung. Nachfolgend wurde eine Go-Live-Zeit von drei Tagen festgesetzt, in der das System dann live geschaltet wurde.

Die technische Migration fand in Zwischenschritten von NAV 2009 R2 auf NAV 2013 (Datenbankkonvertierung und Datenmigration), NAV 2015 (Datenbankkonvertierung und Datenmigration) und schlussendlich NAV 2017 (Datenbankkonvertierung, Datenmigration und voller Objektmerge) statt.

Realisierung des Projekts

Das Upgrade konnte in einem Zeitumfang von zehn Monaten realisiert werden und Dynamics NAV für den Kunden gerade hinsichtlich der Funktionalität optimiert werden.

Dank einer hervorragenden Projektorganisation seitens des Kunden und des sehr guten Zusammenspiels des Kunden-Entwicklerteams mit den Entwicklern der bartolome röder AG konnte das Projekt planmäßig und erfolgreich abgeschlossen werden.

Denken auch Sie über ein Upgrade Ihres bestehenden Microsoft Dynamics NAV-Systems nach oder interessieren Sie sich für die Neuimplementierung des ERP-Systems, so kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter +49 (89) 21 111 848 oder per E-Mail an vertrieb@br-ag.com.