Da das klassische Verfahren des Belegversands über Druck, Kuvertierung, Porto und Postversand zeitaufwändig ist und erhebliche Kosten verursacht, entscheiden sich gerade Unternehmen mit hohem Belegaufkommen mehr und mehr für den elektronischen Belegversand. Vielleicht überlegen auch Sie gerade, Ihre Abläufe auf den papierlosen Weg umzustellen.
Die Grundvoraussetzung liefert Microsoft Dynamics NAV, da hier die Möglichkeit besteht, für jeden Geschäftspartner (Debitor/Kreditor) festzulegen, ob die Belege digital oder als Druck erstellt werden sollen. Basierend auf dieser von Ihnen getroffenen Einstellung werden Belege weiterhin auf Papier oder eben als elektronische Belege verschickt.
Zahlreiche Anbieter des elektronischen Belegwesens bieten Schnittstellen zu Microsoft Dynamics NAV, so dass sich der elektronische Belegversand problemlos in Ihre Geschäftsprozesse integrieren lässt und diese in Ihrer eingerichteten Ausführung unverändert bleiben. Durch qualifizierte digitale Signaturen entsprechen elektronische Belege den Belegen in Papierform mit persönlicher Unterschrift und sind nach europäischen Richtlinien zulässig.
Microsoft Dynamics NAV ist in der Lage, verschiedene Formen von elektronischen Belegen zu verarbeiten. Hier die verschiedenen Möglichkeiten im Überblick:
- Durch eine eingesetzte Scan-Software erkennt das System per „OCR (Optical Character Recognition)-Texterkennung“ eingehende Belege in PDF-Format (ob eingescannt oder elektronisch empfangen) und wandelt diese in eine vom ERP-System leicht zu verarbeitende Struktur um. Neben Kundenstammdaten und Rechnungsbeträgen werden in Dynamics NAV 2017 auch Artikel- und Sachkontozeilen extrahiert, was Ihnen das händische Erfassen von Eingangsrechnungen verkürzt und somit Ihre Geschäftsprozesse optimiert.
- Sie scannen die Belege und schicken diese per Email an einen Online-OCR-Service (z.B. Lexmark Invoice Capture Service), der die Daten ausliest und in Dynamics NAV bereitstellt.
- Sie haben Ihre Belege bereits im PDF-Format und lassen die Dokumente durch einen OCR-Service oder selbst über einen Provider laufen.
- Sie wählen einen Anbieter, der Ihnen den Beleg bereits in elektronisch weiterverarbeitbarer Form ausgibt (PDF und XML-Datei). Hier ist kein OCR mehr nötig.
Sie interessieren sich näher für das automatische elektronische Belegwesen und wünschen weitere Infos? Setzen Sie sich gerne telefonisch mit uns unter 089 – 21 111 848 oder per E-Mail an vertrieb@br-ag.com in Verbindung!
