Was kann Dynamics NAV 2018 - Projektmanagement
Microsoft Dynamics NAV bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten im Bereich Projektmanagement. Sie behalten einen Überblick über laufende Projekte, Verantwortlichkeiten und eingesetzte Ressourcen und können diese übersichtlich verwalten.
Damit Sie allerdings Ihre laufenden Projekte verwalten können, müssen Sie zuerst die Ressourcen, Arbeitszeittabellen und Projekte in Dynamics NAV anlegen. Wir zeigen Ihnen dies Schritt für Schritt.
Einrichtung von Ressourcen
Um Ihre Ressourcenaktivitäten ordnungsgemäß verwalten zu können, ist die Einrichtung von den Ressourcen mit den zugehörigen Kosten und Preisen erforderlich. In der Projektkarte, dem Stammdatensatz des jeweiligen Projekts, werden die projektspezifischen Preise, Rabatte und Kostenfaktorregeln erstellt. Dabei können Kosten und Preise für einzelne Ressourcen, für vorab definierte Ressourcengruppen oder auch für alle verfügbaren Ressourcen des Unternehmens angegeben werden.
Ressourcen können sowohl Personen als auch Maschinen sein. Wird eine bestimmte Ressource im Rahmen eines Projekts eingesetzt, so wird der Verbrauch aufgrund der von Ihnen eingerichteten Preise/Kosten berechnet.
In der Regel wird bei der Ressourceneinrichtung der Betrag pro Stunde angegeben. Allerdings ist auch die Angabe in Personentagen oder Einheiten möglich.
Einrichtung von Arbeitszeittabellen
Mit den sogenannten Arbeitszeittabellen in Dynamics NAV kann der Zeitverbrauch für eine Ressource, sei es Mitarbeiter oder Arbeitsplatz, erfasst werden. Zudem kann der sogenannte Arbeitszeittabellen-Manager die rückgemeldeten Zeiten genehmigen und behält so den Überblick über die geleistete Arbeit auf bestimmte Projekte.
Die Zeit wird dabei wöchentlich erfasst, eine Arbeitszeittabelle enthält die Möglichkeit der Rückmeldung für eine Woche.
Dabei bestimmen Sie, wie Sie die Arbeitszeittabellen einrichten und konfigurieren möchten, je nach Bedarf in Ihrem Unternehmen.
Nachdem Sie die Arbeitszeittabellen eingerichtet haben, können Sie angeben, wer die Berechtigung zur Genehmigung erhält (Arbeitszeittabellen-Manager), wobei Sie folgende Möglichkeiten haben:
- einen oder mehrere NAV-Nutzer als Arbeitszeittabellen-Administratoren und Genehmiger für alle Arbeitszeittabellen festlegen oder
- einen Arbeitszeittabellen-Genehmiger für jede Ressource separat festlegen.
Nachdem die Arbeitszeittabellen eingerichtet wurden, können Sie diese für die jeweils benötigten Ressourcen erstellen, den Ressourcen die Projektplanungszeilen zuweisen und Arbeitszeittabellenzeilen buchen, beispielsweise jeweils am Monatsende. Ihre Aufwände verrechnen Sie so auf die jeweiligen Projekte an die Debitoren.
Einrichtung von Projekten
Damit Sie einen Überblick über alle laufenden Projekte haben, ist es zunächst nötig, die Projekte in Dynamics NAV in Form von Projektkarten anzulegen. Die Projektkarte enthält alle wichtigen Stammdaten zum Projekt. Auch der Debitor, an den zu verrechnen ist, kann hinterlegt werden. Daneben können einzelne Projektaufgaben eingerichtet werden, wenn Sie möchten mit Vorgabezeit. So sehen Sie, welches Stundenkontingent auf die jeweilige Projektaufgabe zur Verfügung steht und wie viel davon bereits ausgeschöpft ist.
Für die Ressourcen wie auch für die Artikel des Projekts können Projektpreise eingerichtet werden, die dann bei der Verrechnung automatisch geliefert werden.
Auch die jeweiligen Projektbuchungsgruppen können Sie zuweisen.
Funktionen des Projektmanagements
Nachdem Sie die Ressourcen, Arbeitszeittabellen sowie die Projekte eingerichtet haben, können Sie nun Ihre NAV-Umgebung für Projektmanagement-Verwaltungsaufgaben nutzen.
Sie können beispielsweise ein Projekt konfigurieren und die benötigten Ressourcen einplanen. Zudem können Sie nun Budget und Status kontrollieren. Als Projektmanager haben Sie in NAV einen guten Überblick, nicht nur über einzelnen Projekte, sondern auch über die Verteilung der Mitarbeiter, der Maschinen und anderer Ressourcen, die in allen Projekten verwendet werden.
Nachfolgend sehen Sie zusammengefasst eine Übersicht mit den Kernfunktionen, die Ihnen im Projektmanagement zur Verfügung stehen:
▪ Projekte erstellen: Erstellen Sie Projekte, weisen Sie Projektaufgaben zu und bereiten Sie Projektplanungszeilen vor.
▪ Einsatz von Ressourcen für Projekte: Ordnen Sie den Projekten die jeweils benötigten bzw. eingesetzten Ressourcen zu und verwalten Sie die dazugehörigen Ressourcenpreise.
▪ Einsatz von Arbeitszeittabellen für Projekte: Erstellen Sie Arbeitszeittabellen mit integrierten Projektaufgaben sowie Planungszeilen und buchen Sie Arbeitszeittabellen im Projekt-Buch.-Blatt.
▪ Verwalten von Projektbudgets: Analysieren Sie den aktuellen Ressourcenverbrauch, um die Nutzung für künftige Projekte effizienter zu planen und somit die Kosteneffizienz zu verbessern.
▪ Aufzeichnung des Verbrauchs bei Projekten: Behalten Sie den Überblick über den Verbrauch für verschiedene Abschnitte des Projekts. Durch Ihre Eingabe von Informationen zu Projekten, Projektbuchungsblättern und Projektrechnungen wird dieser laufend aktualisiert.
▪ Verwalten von Projektlieferungen: Planen Sie den Einkauf von Projektlieferungen durch Bestellanforderungen oder Rechnungen.
▪ WIP-Methoden: Erfahren Sie mehr über Ihren aktuellen WIP (Work In Process), den Umlaufbestand, durch eine Funktion, die korrekte Finanzauswertungen sicherstellt und es Ihnen ermöglicht, den Finanzwert von laufenden Projekten zu schätzen.
▪ Überwachen des Projektfortschritts und der Leistung: Buchen Sie den Materialverbrauch, die Ressourcen und andere Aufwendungen im Umlaufbestand (WIP), um den Finanzwert zu überwachen und korrekte Finanzauswertungen zu garantieren, wenn Sie Projektausgaben buchen.
▪ Erstellung der Faktura: Erfassen Sie Projektkosten (Ressourcenverbrauch, Materialkosten oder projektbezogene Einkäufe) auf laufender Basis durch Rechnungsstellung an den Kunden – dies kann zum Projektende geschehen oder entsprechend Ihrem laufenden Fakturierungsplan, der ebenfalls hinterlegt werden kann.
Wenn Sie weitere Infos zum Projektmanagement oder anderen Bereichen in Dynamics NAV wünschen, beraten wir Sie gerne telefonisch unter +49 (89) 21 111 848 oder kontaktieren Sie uns per E-Mail an vertrieb@br-ag.com.