eDoc Module – Funktionen und Features

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse rund um den Rechnungsversand und -empfang zu digitalisieren und nach lokalen und europäischen Richtlinien gesetzeskonform zu gestalten. Hier setzt unser eDoc Module an, ein speziell für Microsoft Business Central bzw. Dynamics NAV entwickeltes Modul, das Ihnen eine nahtlose Integration Ihrer elektronischen Belege ermöglicht.

Der folgende Artikel bietet eine detaillierte Erklärung unseres eDoc Modules. Um Ihnen den Einstieg und die Nutzung von eDoc zu erleichtern und auftretende Rückfragen zu adressieren, bieten wir Ihnen zusätzlich am 10.12.2024 ein Live-Webinar an. Hier präsentieren wir Ihnen alle Funktionen und Vorteile direkt in der Anwendung. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Funktionen

Das eDoc Module bietet eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen, die den gesamten Prozess des Rechnungsversands und -empfangs optimieren, von der automatisierten Bearbeitung über individuelle Anpassungsmöglichkeiten bis hin zu flexiblen Übertragungswegen:

• Service- und Verkaufsbelege: Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen und Gutschriften, sowohl Inbound als auch Outbound.

  
  

• Automatisierter Belegimport: Belege werden automatisch aus einem Import-Ordner eingelesen. OCR-Texterkennung oder Scan-Prozesse sind nicht erforderlich.

  
  

• Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen werden zunächst als Intermediate Rechnung vorerfasst und können vor der Buchung geprüft und ergänzt werden. Ein automatischer Abgleich mit Vorgängerbelegen wie Bestellungen oder Lieferscheinen stellt die Richtigkeit der Angaben sicher.

  
  

• Flexibilität bei der Feldzuordnung: Kundenspezifische Felder können uneingeschränkt abgebildet werden, während das generische Mapping eine einfache Anpassung der Feldzuordnung direkt in Business Central ermöglicht.

• Flexibler Genehmigungsworkflow: Ein frei konfigurierbarer Workflow ermöglicht die Rechnungsfreigabe durch alle relevanten Stellen. Dieser Schritt sorgt für eine transparente Prüfung und abschließende Freigabe der Rechnung (im Paket Enterprise enthalten).

• Flexibilität bei der Übertragung: Übertragungswege wie Mail, Endpunkt oder eine Kombination aus beiden können bedient werden. Zudem ist die Übertragung zusätzlicher Anhänge, beispielsweise von PDF-Leistungsnachweisen, problemlos im Belegsendeprofil möglich.

  
  

Formate

Das BC Add-On eDoc unterstützt eine Vielzahl an Formaten, die in verschiedenen Ländern für elektronische Rechnungen standardisiert sind. Dies gewährleistet Flexibilität und Kompatibilität mit nationalen und internationalen Vorgaben:

• ZUGFeRD (Deutschland): Kombiniert ein PDF-Dokument mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format.

• XRechnung (Deutschland): Ein XML-basiertes Datenmodell, das sich als Standard für elektronische Rechnungen im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland etabliert hat.

• ebInterface (Österreich): Ermöglicht den sicheren Rechnungsversand über ein standardisiertes XML-Format.

• FatturaPA (Italien): Gesetzliches XML-Format für den elektronischen Rechnungsversand über das System “SdI” in Italien.

• KSeF (Polen): Ein XML-basiertes Format für die gesetzlich vorgeschriebene Echtzeit-Übermittlung von Rechnungen an das polnische Finanzministerium.

• Factur-X (Frankreich): Stellt ein hybrides Rechnungsformat dar, das sowohl eine PDF-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält.

Das eDoc-Modul wird zudem stetig weiterentwickelt und um zusätzliche europäische E-Rechnungsformate erweitert, um Unternehmen eine zukunftssichere Lösung zu bieten und gesetzliche Vorgaben langfristig erfüllen zu können.

Technische Details

Das eDoc-Modul besteht aus zwei wesentlichen Komponenten: der Business Central App, die direkt in Microsoft Dynamics integriert wird, und dem RESTful Webservice der bartolome röder AG, der für die nahtlose Kommunikation und Verarbeitung der E-Rechnungen sorgt. eDoc ist dabei im Belegsendeprofil integriert, wodurch die Kommunikation vollständig im BC-Standard erfolgen kann. Ein Drittsystem ist für eDoc nicht erforderlich, wodurch auch keine weiteren Registrierungen notwendig sind.

Das Modul kann flexibel bereitgestellt werden – sowohl in der Cloud als auch On-Premise, je nach den Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens.

Nach Wunsch ist eDoc nach einem Downgrade kompatibel ab NAV Version NAV2015 sowie mit allen BC-Versionen.

Preise:

Das eDoc Module ist in zwei Grundversionen unterteilt: Local Modules und EU Modules

Die Produktwartung ist in allen Paketen inklusive, ein zusätzlicher Enhancement-Plan ist nicht erforderlich.

Local Modules

In dieser Variante unterstützt unser eDoc Module ausschließlich die nationalen Formate eines Landes Ihrer Wahl. Sie können dabei zwischen den oben genannten Ländern wählen. Die Local-Variante ist in drei Abstufungen verfügbar, je nach Anforderungen Ihres Unternehmens:

Bis zum 31.12.2024 bieten wir die hier anfallende Mapping-Pauschale zum Vorzugspreis von einmalig 500 € an.

_{*Preise in €, zzgl. MwSt.
** Monatliche Subscription, die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Monatsende
*** Alle Deutschland (ZUGFeRD und XRechnung), Österreich (ebInterface), Italien (FatturaPA), Polen (KSeF), Frankreich (Factur-X).}

EU Modules

In der EU-Version unterstützt eDoc alle von uns derzeit angebotenen Länder und Formate. Auch diese Variante ist in drei Abstufungen verfügbar:

_{*Preise in €, zzgl. MwSt.
** Monatliche Subscription, die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Monatsende
*** Die EU Module beinhaltet alle Formate des eDoc Module. Vgl. hierzu die Tabelle oben}

Die aktuellen Preislisten und weitere detaillierte Informationen finden Sie auf unserer Webseite oder am 10.12.2024 in unserem Live Webinar.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen auch gerne persönlich zur Verfügung:

E-Mail: vertrieb@br-ag.com

Tel: +49 89 21111848