Heute möchten wir Ihnen ein Projekt bei der EQS Group AG, einem international führenden Cloud-Anbieter in den Bereichen Corporate Compliance, Investor Relations sowie Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESG Tech), mit Sitz in München vorstellen.
Der Scope
Bei dem Unternehmen für innovative Dienstleistungen börsennotierter Unternehmen mit rund 500 Usern wurde entschieden, das AddOn EasyProject abzulösen und eine zentrale Zeiterfassung für alle Projekte in allen Mandanten zu implementieren.
Die Zielsetzung
Das Ziel war es, die Effizienz und Genauigkeit der Projektverwaltung zu verbessern und den Aufwand für die Mitarbeiter zu reduzieren.
Die Implementierung
Die Implementierung umfasste eine Stammdatenanlage für Ressourcen, Ressourcengruppen, Dimensionen und weitere benötigte Informationen in einem zentralen Mandanten. Diese Daten wurden über das AddOn Multi Entity Management (MEM) automatisiert an alle Zielmandanten verteilt. Die Anlage der Projekte und Projektaufgaben mit den erforderlichen Informationen für die Zeiterfassung erfolgte ebenfalls im zentralen Mandanten. Somit konnten die Projekte automatisiert an die Zielmandanten übertragen und dort angereichert werden.
Zur Erleichterung der Intercompany-Projektverrechnung wurde die Ressourcengruppen-Preistabelle um verschiedene Verrechnungssätze erweitert. Eine Logik zur Intercompany-Projektverrechnung wurde implementiert und die Preisfindung wurde angepasst, um den korrekten IC-Verrechnungspreis zu ermitteln (z.B. Ressource A aus Mandant A leistet auf ein Projekt aus Mandant B).
Es wurde eine zentrale Projektzeiterfassung in einem Mandanten eingeführt, so dass die Mitarbeiter die Zeiterfassung nicht mehr in jedem Mandanten separat vornehmen müssen. Die Timesheet-Zeilen werden nun automatisiert in den jeweiligen Ziel-Projektmandanten übertragen, wo sie über eine angepasste Funktion in ein Projektbuchblatt importiert und verbucht werden können, so dass die Posten im Zielmandanten angelegt und ausgewertet werden können. Um die korrekten Summen (offen/erfasst/genehmigt/gebucht) der globalen Time Sheets anzuzeigen, wurden die Projekt- und Aufgabenansichten angepasst.
Projektverantwortliche erhalten von nun an eine erweiterte Arbeitszeitgenehmigung auf Zeilenebene, welche den Genehmigungsprozess erleichtert. Um komplette Projekte inklusive Posten in einen anderen Mandanten zu transferieren, wurden zusätzliche Routinen implementiert. Unter anderem wurden Rapid-Start-Templates zur Verfügung gestellt, um Ressourcengruppenpreise über Excel schnell in die jeweiligen Mandanten zu importieren.
Um die verschiedenen Aufgabenbereiche bzw. Rollen der Mitarbeiter optimal zu unterstützen, wurde die Oberfläche des Webclients (Rollencenter, Menüleisten) an die Anforderungen und Berechtigungen der verschiedenen Benutzergruppen (Projektmanager, Genehmiger oder Projektmitarbeiter) angepasst.
Der Benefit für den Kunden
Die Implementierung einer zentralen Zeiterfassung und die Ablösung des AddOn EasyProject wird die Effizienz und Genauigkeit der Projektverwaltung in der EQS Group AG deutlich verbessern. Die Mitarbeiter werden entlastet und die Verwaltung wird durch die Automatisierung der Prozesse effizienter.
Haben Sie weitere Fragen?
Wenn Sie sich näher für das Projektmodul oder Dynamics 365 Business Central im Allgemeinen interessieren, kontaktieren Sie uns gerne!
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