Hoy queremos presentar un proyecto en el Grupo EQS AGproveedor internacional líder en la nube en las áreas de cumplimiento corporativo, relaciones con los inversores e informes de sostenibilidad (ESG Tech), con sede en Múnich.
Ámbito de aplicación
La empresa, especializada en servicios innovadores para empresas que cotizan en bolsa y que cuenta con unos 500 usuarios, decidió sustituir el complemento EasyProject e implantar el registro de tiempos centralizado para todos los proyectos de todos los clientes.
El objetivo
El objetivo era mejorar la eficacia y precisión de la gestión de proyectos y reducir la carga de trabajo de los empleados.
La aplicación
La implantación implicó la creación de datos maestros para recursos, grupos de recursos, dimensiones y otra información necesaria en un cliente central. Estos datos se distribuyeron automáticamente a todos los clientes de destino a través del complemento de Gestión de Entidades Múltiples (MEM). En el cliente central también se crearon proyectos y tareas de proyectos con la información necesaria para el registro de tiempos. De este modo, los proyectos podían transferirse automáticamente a los clientes de destino y enriquecerse allí.
Para facilitar la asignación de proyectos entre empresas, se ha ampliado la tabla de precios de grupos de recursos para incluir varios tipos de asignación. Se ha implementado una lógica para la asignación de proyectos entre empresas y se ha adaptado la tarificación para determinar el precio de transferencia de CI correcto (por ejemplo, el recurso A del cliente A contribuye a un proyecto del cliente B).
Se ha introducido el registro centralizado del tiempo del proyecto en un cliente para que los empleados ya no tengan que registrar el tiempo por separado en cada cliente. Las líneas de las hojas de horas se transfieren ahora automáticamente al respectivo cliente de proyecto de destino, donde pueden importarse y contabilizarse en una hoja del libro mayor del proyecto utilizando una función personalizada para que las partidas puedan crearse y evaluarse en el cliente de destino. Las vistas de proyectos y tareas se han ajustado para mostrar los totales correctos (abierto/introducido/aprobado/contabilizado) de las hojas de horas globales.
Los jefes de proyecto reciben ahora una autorización de ampliación del tiempo de trabajo a nivel de línea, lo que simplifica el proceso de aprobación. Se han implementado rutinas adicionales para transferir proyectos completos, incluidos los artículos, a otro cliente. Entre otras cosas, se han puesto a disposición plantillas de inicio rápido para importar rápidamente los precios de los grupos de recursos a los respectivos clientes a través de Excel.
Para dar un soporte óptimo a las distintas áreas de responsabilidad y funciones de los empleados, la interfaz del cliente web (centro de funciones, barras de menú) se adaptó a los requisitos y autorizaciones de los distintos grupos de usuarios (gestores de proyectos, aprobadores o empleados de proyectos).
Ventajas para el cliente
La implantación de un sistema centralizado de registro de tiempos y la sustitución del complemento EasyProject mejorarán notablemente la eficacia y precisión de la gestión de proyectos en EQS Group AG. Los empleados se verán aliviados y la administración será más eficiente gracias a la automatización de los procesos.
