En BANF, som er en forkortelse for "indkøbsrekvisition", er en anmodning, der sendes til indkøbsafdelingen fra en afdeling i en virksomhed. Anmodningen indeholder en liste over materialer eller tjenesteydelser, der skal bruges i en bestemt mængde på et bestemt tidspunkt.
Indkøbsrekvisitionen er en del af en indkøbsproces i virksomheden, der udføres i henhold til definerede regler.
Som en del af kravfastsættelsesprocessen kommunikerer medarbejderne en kravrapport til indkøbsafdelingen. De indtaster kravet i systemet. Et workflow sættes i gang, hvor ordren behandles - fra godkendelse til valg af leverandør. Dette er forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Der er f.eks. visse beløbsgrænser, som kræver en frigivelses- eller godkendelsesprocedure.
Følgende faktorer kontrolleres blandt andet i sourcing-trinnet:
- Hvis der er en fast deadline
- Hvis der er en kvote
Hvis det er tilfældet, bestemmer systemet leverandøren og deres forsyningskilde.
Hvis ikke, tjekker systemet "ordrebogen" for at se, om der findes leverandører
- Er planlægningsaftaler og (ramme)kontrakter tilgængelige, og er de i så fald filtreret på forhånd af systemet?
- Kontrol af leveringsområdet
- Er den faste leverandør tilgængelig for det specifikke produkt?
Systemets kontrol foretager en forhåndsudvælgelse i henhold til virksomhedens definerede kriterier og regler på baggrund af ordrekravene og foreslår derefter den ideelle leverandør eller et udvalg af flere leverandører. Denne type "tjek" kører i baggrunden. Hvis der vælges flere leverandører, kan det betyde, at den endelige udvælgelse skal foretages manuelt af indkøbsmedarbejderen, hvis alle leverandører er "lige" og alle opfylder kriterierne på samme måde. Det kan også være nødvendigt at finde en ny leverandør.
Indholdet af en BANF afhænger af det materiale eller de tjenester, der kræves, de ønskede mængder og leveringsdatoerne. BANF-formularen kan derfor indeholde følgende felter:
- Kunde (afdeling, medarbejder)
- Omkostningscenter
- Projektets nummer
- Artikelnavn og -nummer
- Mængde
- Pris
- Leverandør
- Leveringsdato
I princippet har du mulighed for at oprette BANF manuelt eller "direkte" og bestemme, hvad der skal bestilles i hvilken mængde og på hvilken dato. Købet foretages direkte fra producenten.
Ingen manuelle indtastninger er nødvendige for en indirekte BANF, som er i fokus her. Der er en automatisk indkøbsproces, som også styrer det interne dokumentflow for BANF'er med en elektronisk godkendelsesprocedure. Godkendelsesprocessen kan tilpasses i din virksomhed gennem workflows, f.eks. gennem en leverandørvurdering. Hele indkøbsprocessen kan være næsten automatiseret, effektiv og frem for alt gennemsigtig. Alle tekniske og kommercielle processer kan håndteres med Microsoft Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central.
Med vores funktion @NAV-eBANFsom udvider NAV/Business Central-standarden, får du fordelen af at fremskynde indkøbsprocessen gennem verificeret dataindtastning. Godkendte BANF'er kan nemt og bekvemt viderebehandles af indkøbsafdelingen ved at overføre dem til en indkøbsordre efter godkendelse. Autoriserede personer kan godkende i rækkefølge eller parallelt. Det afhænger af de godkendelsesregler og -niveauer, du har defineret i virksomheden. Det gør godkendelsesprocessen mere gennemsigtig og sikrer, at arbejdsgangene bliver afsluttet til tiden.
Bruger du allerede Dynamics 365 Business Central eller Microsoft Dynamics NAV i din virksomhed?
Vil du gerne vide mere om den automatiserede indkøbsproces eller optimere den i din virksomhed?
Kom i kontakt med os!
Vores rådgivere vil med glæde støtte dig eller besvare eventuelle indledende spørgsmål, du måtte have.
Telefon: +49 (89) 21 111 848
E-mail: vertrieb@br-ag.com
