Czym jest Dynamics NAV 2018 – zarządzanie projektami

Microsoft Dynamics NAV oferuje szerokie możliwości w zakresie Zarządzanie projektami. Możesz mieć pod kontrolą bieżące projekty, obowiązki i wykorzystywane zasoby i łatwo je zarządzać.

Aby jednak móc zarządzać swoimi bieżącymi projektami, musisz najpierw utworzyć zasoby, harmonogramy pracy i projekty w systemie Dynamics NAV. Pokażemy Ci to krok po kroku.

Budowanie zasobów

Aby móc prawidłowo zarządzać aktywnościami zasobów, konieczne jest ustalenie zasobów wraz z odpowiednimi kosztami i cenami. Na karcie projektu, czyli podstawowym zbiorze danych dla danego projektu, tworzone są specyficzne dla projektu ceny, rabaty oraz reguły współczynnika kosztu. W tym celu można podać ceny i koszty dla poszczególnych zasobów, zdefiniowanych grup zasobów lub wszystkich dostępnych zasobów przedsiębiorstwa.
Zasoby mogą być zarówno osoby, jak i maszyny. Jeśli dana zasoba zostanie wykorzystana w ramach projektu, zużycie zostanie obliczone na podstawie ustalonych przez Ciebie cen/kosztów.
Zwykle w przypadku urządzenia do zarządzania zasobami podaje się kwotę za godzinę pracy. Możliwe jest jednak również podanie w dniach pracy lub jednostkach.

Tworzenie harmonogramów pracy

Z tak zwanymi harmonogramami pracy w Dynamics NAV można rejestrować zużycie czasu dla poszczególnych zasobów, np. pracowników lub stanowisk pracy. Dodatkowo, tak zwany menedżer harmonogramów pracy może zatwierdzać zgłaszane godziny pracy, dzięki czemu zawsze będzie mieć pod kontrolą wykonaną pracę w ramach poszczególnych projektów.
Czas jest rejestrowany co tydzień, a tabela czasu pracy zawiera możliwość podawania informacji za tydzień.
W tym przypadku decydujecie Państwo, w jaki sposób chcieliby Państwo skonfigurować harmonogramy pracy, w zależności od potrzeb w przedsiębiorstwie.
Po skonfigurowaniu harmonogramów pracy można określić, kto otrzyma uprawnienia do ich zatwierdzania (zarządzający harmonogramami pracy), przy czym mają Państwo do wyboru następujące opcje:
– określić jednego lub więcej użytkowników NAV jako administratorów tabel czasowych i autoryzatorów dla wszystkich tabel czasowych, lub
– ustawić osobno harmonogramy pracy dla każdej zasoby.
Po skonfigurowaniu harmonogramów pracy można je skonfigurować dla poszczególnych potrzebnych zasobów, przyporządkować im linie planowania projektu oraz zarezerwować linie harmonogramów pracy, na przykład w dniu zakończenia miesiąca. Następnie można rozliczyć koszty z należnościami do odpowiednich projektów.

Realizacja projektów

Aby mieć przegląd wszystkich bieżących projektów, najpierw należy zaimplementować projekty w systemie Dynamics NAV w formie kart projektowych. Kartę projektu zawiera wszystkie istotne dane źródłowe dotyczące projektu. Można również w niej zawrzeć dłużnika, któremu należy zaliczyć należności. Dodatkowo można skonfigurować poszczególne zadania projektowe, jeśli to jest pożądane, z określeniem czasu trwania. Dzięki temu można zobaczyć, jaki limit godzinowy jest dostępny dla danej zadania projektowego oraz ile z niego zostało już wykorzystanych.
Za zasoby, jak również za artykuły w projekcie, można ustalić ceny projektowe, które następnie zostaną automatycznie dostarczone podczas rozliczania.
Możesz również przypisać odpowiednie grupy rezerwacji projektów.

Funkcje zarządzania projektami

Po skonfigurowaniu zasobów, harmonogramów pracy oraz projektów, można teraz wykorzystywać środowisko NAV do zarządzania zadaniami projektowymi.
Na przykład można skonfigurować projekt i zaplanować potrzebne zasoby. Dodatkowo można teraz monitorować budżet i stan realizacji. Jako menedżer projektu w NAV mamy pełny obraz nie tylko poszczególnych projektów, ale także podziału pracowników, maszyn i innych zasobów wykorzystywanych w każdym projekcie.

Następnie przedstawiamy podsumowanie z podziałem na Główne funkcje, który jest dostępny w Zarządzanie projektami dostępne:

▪ Tworzenie projektów: Tworzenie projektów, przypisywanie zadaniom projektowych i przygotowywanie linii projektowych.
▪ Wykorzystywanie zasobów na potrzeby projektów: Zadecyduj, jakie zasoby są niezbędne lub wykorzystywane dla poszczególnych projektów, a następnie zarządzaj cenami tych zasobów.
▪ Użycie harmonogramów pracy w projektachTworzenie harmonogramów pracy z wbudowanymi zadaniami projektowymi oraz liniami planowania oraz ich rezerwowanie w arkuszu dokumentacji projektu.
▪ Administracja budżetami projektowymiAnalizuj aktualny poziom zużycia zasobów, aby lepiej planować wykorzystanie tych zasobów w przyszłych projektach i tym samym zwiększać wydajność kosztową.
▪ Nagranie Zużycie w projektach: Zachowaj kontrolę nad zużyciem dla różnych części projektu. Tworząc informacje o projektach, kartach rezerwacji projektów i rozliczeniach projektowych, system ten jest stale aktualizowany.
▪ Administracja dostawami projektowymi: Planuj zakupy dostaw projektowych poprzez wymagania zamówień lub faktury.
▪ Metody WIPDowiedz się więcej o aktualnym WIP-ie (Work In Process), czyli stanie realizacji, dzięki funkcji zapewniającej prawidłowe oceny finansowe i umożliwiającej oszacowanie wartości finansowej bieżących projektów.
▪ Monitorowanie postępu projektu i jego wyników: Rejestruj zużycie materiałów, zasoby i inne koszty w obrocie gotówkowym (WIP), aby monitorować wartość finansową i zapewnić prawidłowe oceny finansowe podczas rejestrowania kosztów projektu.
▪ Utwórz Faktura: Zarządzaj kosztami projektu (wydatkami na zasoby, koszty materiałów lub zakupy związane z projektem) na bieżącej podstawie poprzez wystawianie faktur klientom – może to nastąpić po zakończeniu projektu lub zgodnie z bieżącym planem fakturowania, który można również zaimportować.

Jeśli potrzebujecie więcej informacji na temat zarządzania projektami lub innych obszarów w systemie Dynamics NAV, chętnie doradzimy wam telefonicznie pod numerem +49 (89) 21 111 848 lub poprzez e-mail na adres vertrieb@br-ag.com.