Hvad kan Dynamics NAV 2018 – Projektstyring

Microsoft Dynamics NAV tilbyder dig omfattende muligheder inden for Projektledelse. Du holder styr på igangværende projekter, ansvar og ressourcer, og kan administrere dem på en overskuelig måde.

For at du kan administrere dine igangværende projekter, skal du først oprette ressourcer, arbejdstider og projekter i Dynamics NAV. Vi viser dig dette trin for trin.

Opbygning af ressourcer

For at kunne administrere dine ressourceraktiviteter korrekt, er det nødvendigt at oprette dem med de tilhørende omkostninger og priser. I projektkortet, det stamdataarkiv for det pågældende projekt, oprettes projektspecifikke priser, rabatter og omkostningsfaktorer. Priser kan angives for individuelle ressourcer, for foruddefinerede ressourcegrupper eller for alle tilgængelige ressourcer i virksomheden.
Ressourcer kan være både personer og maskiner. Når en bestemt ressource anvendes inden for rammerne af et projekt, beregnes forbruget på baggrund af de priser/omkostninger, der er indstillet af dig.
Som regel angives beløbet pr. time ved ressourceindstillingerne. Det er dog også muligt at angive det i personetimer eller enheder.

Opstilling af arbejdstidsplaner

Med de såkaldte arbejdstidsplaner i Dynamics NAV kan tidsforbruget for en ressource, uanset om det er medarbejdere eller arbejdspladser, registreres. Derudover kan den såkaldte arbejdstidsplanmanager godkende de indrapporterede tider og dermed holde styr på den udførte arbejdsindsats på bestemte projekter.
Tiden registreres ugentligt, og en arbejdstidsplan indeholder mulighed for at få vist en uge på forhånd.
Du bestemmer derefter, hvordan du vil indrette og konfigurere arbejdstidsplanerne, alt efter behov i din virksomhed.
Når du har oprettet arbejdstidsplanerne, kan du angive, hvem der får bemyndigelse til at godkende dem (arbejdstidsplaner-manager), hvor du har følgende muligheder:
– at fastlægge en eller flere NAV-brugere som arbejdstidsplanadministratører og godkendere for alle arbejdstidsplaner, eller
– at fastlægge en arbejdstidsplan-godkendelsesfunktion separat for hver ressource.
Efter at arbejdstidsplanerne er oprettet, kan du oprette dem for de ressourcer, der er nødvendige, tildele ressourcerne til projektplaneringsrækkerne og booke arbejdstidsplaner, f.eks. hver måned ved månedens afslutning. Derefter kan du beregne dine udgifter til de enkelte projekter og debitere dem til de respektive debitorer.

Opbygning af projekter

For at have overblik over alle igangværende projekter er det først nødvendigt at oprette projekterne i Dynamics NAV i form af projektkort. Projektkortet indeholder alle vigtige oplysninger om projektet. Det er også muligt at oprette en debitor, som skal debiteres. Derudover kan der oprettes individuelle projektopgaver, hvis du ønsker at angive en forventet leveringstid. På denne måde kan du se, hvilket timemængde der er til rådighed for den pågældende projektopgave og hvor meget af det allerede er brugt.
Projektpriser kan indstilles for både ressourcerne og artiklerne i projektet, som derefter leveres automatisk ved afregningen.
Du kan også tildele de respektive projektreservationgrupper.

Funktioner i projektledelse

Når du har konfigureret ressourcer, arbejdstider og projekter, kan du nu bruge din NAV-omgivelse til projektstyring og administration.
Du kan f.eks. konfigurere et projekt og planlægge de nødvendige ressourcer. Derudover kan du nu kontrollere budget og status. Som projektleder har du i NAV et godt overblik, ikke kun over individuelle projekter, men også over fordelingen af medarbejdere, maskiner og andre ressourcer, der bruges i alle projekter.

Nedenfor kan du sammenfatte en oversigt med de Kernefunktioner, som giver dig mulighed for at bruge dine Projektledelse til rådighed:

▪ Opbygge projekter: Opret projekter, tildel projektopgaver og forbered projektplanlægningsrækker.
▪ Anvendelse af ressourcer til projekterTilrettelæg projekterne med de ressourcer, der er behov for eller anvendes, og administrer de tilhørende ressourcepriser.
▪ Brugen af arbejdstidsplaner for projekter: Opret arbejdstidsplaner med integrerede projektopgaver samt planlægningsrækker og book arbejdstidsplaner i projektarkivet.
▪ Administrere projektbudgetterAnalysér den aktuelle ressourceforbrug for at planlægge brugen mere effektivt til fremtidige projekter og dermed forbedre omkostningseffektiviteten.
▪ Optagelse af Forbrug ved projekterHold styr på forbruget for forskellige dele af projektet. Ved at indtaste oplysninger om projekter, projektregnskaber og projektregnskaber opdateres det løbende.
▪ Administrere projektleverancer: Planlæg indkøb af projektleverancer via ordrebestillinger eller fakturaer.
▪ WIP-metoderFå mere at vide om dit aktuelle WIP (Work In Process), den løbende lagerbeholdning, via en funktion, der sikrer korrekte finansieringsvurderinger og giver dig mulighed for at vurdere de finansielle værdier af igangværende projekter.
▪ Overvågning af projektets udvikling og resultater: Indregistrere forbrug af materialer, ressourcer og andre omkostninger i lageropgørelsen (WIP) for at overvåge den finansielle værdi og sikre korrekte finansieringsvurderinger ved booking af projektomkostninger.
▪ Udarbejdelse af FakturaIndsæt projektomkostninger (ressourceforbrug, materialekostnader eller projektrelaterede indkøb) løbende ved at udstede fakturaer til kunden – dette kan ske ved projektets afslutning eller i overensstemmelse med din løbende faktureringsplan, som også kan indlæses.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om projektstyring eller andre områder i Dynamics NAV, kan vi med glæde rådgive dig telefonisk på +49 (89) 21 111 848 eller kontakte os via e-mail på vertrieb@br-ag.com.