Oggi vorremmo presentare un progetto al Gruppo EQS AGun fornitore internazionale di cloud leader nelle aree della compliance aziendale, delle relazioni con gli investitori e del reporting di sostenibilità (ESG Tech), con sede a Monaco di Baviera.
L'ambito
L'azienda, specializzata in servizi innovativi per società quotate in borsa, con circa 500 utenti, ha deciso di sostituire il componente aggiuntivo EasyProject e di implementare la registrazione centralizzata delle ore per tutti i progetti di tutti i clienti.
L'obiettivo
L'obiettivo era migliorare l'efficienza e l'accuratezza della gestione dei progetti e ridurre il carico di lavoro dei dipendenti.
L'implementazione
L'implementazione prevedeva la creazione di dati anagrafici per le risorse, i gruppi di risorse, le dimensioni e altre informazioni necessarie in un client centrale. Questi dati sono stati distribuiti automaticamente a tutti i client di destinazione tramite il componente aggiuntivo Multi Entity Management (MEM). Nel client centrale sono stati creati anche progetti e attività di progetto con le informazioni necessarie per la registrazione delle ore. In questo modo i progetti potevano essere trasferiti automaticamente ai clienti di destinazione e lì arricchiti.
Per facilitare l'allocazione dei progetti interaziendali, la tabella dei prezzi dei gruppi di risorse è stata ampliata per includere vari tassi di allocazione. È stata implementata una logica per l'allocazione dei progetti interaziendali e la tariffazione è stata adattata per determinare il corretto prezzo di trasferimento IC (ad esempio, la risorsa A del cliente A contribuisce a un progetto del cliente B).
È stata introdotta la registrazione centralizzata delle ore di progetto in un cliente, in modo che i dipendenti non debbano più registrare le ore separatamente in ogni cliente. Le righe del timesheet vengono ora trasferite automaticamente al rispettivo client del progetto di destinazione, dove possono essere importate e registrate in un foglio contabile del progetto utilizzando una funzione personalizzata, in modo che le voci possano essere create e valutate nel client di destinazione. Le visualizzazioni dei progetti e delle attività sono state adattate per visualizzare i totali corretti (aperti/inseriti/approvati/postati) dei timesheet globali.
I project manager ricevono ora un'autorizzazione per l'orario di lavoro esteso a livello di linea, che semplifica il processo di approvazione. Sono state implementate ulteriori routine per trasferire progetti completi, compresi gli articoli, a un altro cliente. Tra l'altro, sono stati resi disponibili modelli di avvio rapido per importare rapidamente i prezzi dei gruppi di risorse nei rispettivi clienti tramite Excel.
Per supportare in modo ottimale le diverse aree di responsabilità e i ruoli dei dipendenti, l'interfaccia del client web (centro ruoli, barre dei menu) è stata adattata ai requisiti e alle autorizzazioni dei diversi gruppi di utenti (project manager, approvatori o collaboratori di progetto).
Il vantaggio per il cliente
L'implementazione di un sistema di registrazione delle ore centralizzato e la sostituzione del componente aggiuntivo EasyProject miglioreranno significativamente l'efficienza e l'accuratezza della gestione dei progetti presso EQS Group AG. I dipendenti saranno alleggeriti e l'amministrazione diventerà più efficiente grazie all'automazione dei processi.
