Poiché il metodo tradizionale di invio delle ricevute tramite stampa, imbustamento, affrancatura e spedizione è dispendioso in termini di tempo e di costi, le aziende con un elevato volume di ricevute in particolare optano sempre più spesso per l'invio elettronico delle ricevute. Forse anche voi state pensando di passare a processi senza carta.
Microsoft Dynamics NAV fornisce il prerequisito di base, in quanto consente di specificare per ogni partner commerciale (cliente/venditore) se le ricevute devono essere create in formato digitale o stampato. In base all'impostazione effettuata, le ricevute continueranno a essere inviate su carta o in formato elettronico.
Numerosi fornitori di gestione elettronica dei documenti offrono interfacce per Microsoft Dynamics NAV, in modo che la spedizione elettronica dei documenti possa essere facilmente integrata nei vostri processi aziendali, che rimangono invariati nella vostra configurazione. Grazie alla firma digitale qualificata, le ricevute elettroniche sono equivalenti a quelle cartacee con firma personale e sono autorizzate dalle direttive europee.
Microsoft Dynamics NAV è in grado di elaborare diverse forme di documenti elettronici. Ecco una panoramica delle varie opzioni:
- Grazie al software di scansione utilizzato, il sistema riconosce il "OCR (Otico Ccarattere Recognition) text recognition" riconosce i documenti in arrivo in formato PDF (scansionati o ricevuti elettronicamente) e li converte in una struttura facilmente elaborabile dal sistema ERP. Oltre ai dati anagrafici dei clienti e agli importi delle fatture, Dynamics NAV 2017 estrae anche le righe degli articoli e dei conti G/L, riducendo così l'inserimento manuale delle fatture in entrata e ottimizzando i processi aziendali.
- Le ricevute vengono scansionate e inviate per e-mail a un servizio OCR online (ad esempio Lexmark Invoice Capture Service), che legge i dati e li rende disponibili in Dynamics NAV.
- Avete già le vostre ricevute in formato PDF e passate i documenti attraverso un servizio OCR o un provider.
- Scegliete un fornitore che vi fornisca già la ricevuta in un formato elaborabile elettronicamente (file PDF e XML). L'OCR non è più necessario in questo caso.
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