Une BANF, abréviation de "demande d'achat", est une demande adressée au service des achats d'une entreprise par un département. Cette demande contient une liste d'articles ou de services dont une certaine quantité est nécessaire à un moment donné.
La demande d'achat fait partie d'un processus d'approvisionnement au sein de l'entreprise, qui suit des règles définies.
Dans le cadre de la définition des besoins, les collaborateurs communiquent un avis de besoin au service Achats. Ils saisissent le besoin dans le système. Un workflow est alors mis en place, dans lequel la commande est traitée - de l'approbation à la sélection du fournisseur. Celui-ci est différent dans chaque entreprise. Par exemple, il existe certaines limites de montant qui nécessitent une procédure de validation ou d'approbation.
L'étape de détermination des sources d'approvisionnement permet de vérifier, entre autres, les facteurs suivants :
- S'il existe un délai fixé
- S'il existe une répartition des quotas
Si oui, le système détermine le fournisseur et sa source d'approvisionnement.
Si ce n'est pas le cas, le système vérifie dans le "carnet d'ordres" s'il existe des fournisseurs.
- Existe-t-il des programmes de livraison et des contrats (cadres) et, si oui, sont-ils préfiltrés par le système ?
- Vérification de la région de livraison
- Le fournisseur habituel est-il disponible pour le produit en question ?
Le système effectue une présélection selon des critères et des règles définis par l'entreprise en fonction des exigences de la commande et propose ensuite le fournisseur idéal ou une sélection de plusieurs fournisseurs. Ce type de "vérification" se fait en arrière-plan. Dans le cas d'une sélection de plusieurs fournisseurs, cela peut signifier que le choix final doit être effectué manuellement par le collaborateur des achats si tous les fournisseurs sont "équivalents" et répondent tous aux critères de la même manière. Dans certaines circonstances, il peut également être nécessaire de trouver un nouveau fournisseur.
Le contenu d'une BANF dépend du matériel ou des services requis, des quantités souhaitées et des dates de livraison. Le formulaire de la BANF peut donc comporter les champs suivants :
- Acheteur (service, employé)
- Centre de coûts
- Numéro de projet
- Désignation et numéro de l'article
- Quantité
- Prix
- Fournisseur
- Date de livraison
En principe, vous avez la possibilité de créer la BANF manuellement ou "directement" et de déterminer ce qui doit être commandé, en quelle quantité et à quelle date. L'achat se fait directement auprès du fabricant.
Dans le cas d'une BANF indirecte, dont il est question ici en particulier, aucune saisie manuelle n'est nécessaire. Un processus automatique d'approvisionnement a lieu, qui contrôle en outre le flux de documents interne des BANF avec une procédure d'approbation électronique. Le processus d'approbation peut être personnalisé dans votre entreprise par des workflows, par exemple par une évaluation des fournisseurs. L'ensemble de la procédure d'achat peut être traitée de manière quasiment automatisée, efficace et surtout transparente. Toutes les opérations techniques et commerciales peuvent être traitées avec Microsoft Dynamics NAV ou Dynamics 365 Business Central.
Avec notre fonction @NAV-eBANFEn utilisant le logiciel BANFAN, qui étend le standard NAV/Business Central, vous avez l'avantage d'accélérer le processus d'achat grâce à la saisie vérifiée des données. Les demandes d'achat validées peuvent être traitées de manière pratique et confortable par le service des achats, en les transformant en commande après validation. Les personnes autorisées à approuver peuvent donner la validation en série ou en parallèle. Cela dépend des règles et des niveaux d'approbation que vous avez définis dans l'entreprise. La procédure d'approbation gagne ainsi en transparence et garantit le respect des délais des workflows.
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