I dag vil vi gerne præsentere et projekt på EQS Group AGen førende international cloud-udbyder inden for corporate compliance, investor relations og bæredygtighedsrapportering (ESG Tech) med base i München.
Omfanget
Virksomheden, som har specialiseret sig i innovative tjenester til børsnoterede virksomheder med omkring 500 brugere, besluttede at udskifte EasyProject-tilføjelsen og implementere central tidsregistrering for alle projekter i alle klienter.
Målet er
Målet var at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden af projektstyringen og reducere arbejdsbyrden for medarbejderne.
Implementeringen
Implementeringen omfattede oprettelse af stamdata for ressourcer, ressourcegrupper, dimensioner og andre nødvendige oplysninger i en central klient. Disse data blev automatisk distribueret til alle målklienter via tilføjelsesprogrammet Multi Entity Management (MEM). Projekter og projektopgaver med de oplysninger, der kræves til tidsregistrering, blev også oprettet i den centrale klient. Det betød, at projekterne automatisk kunne overføres til målklienterne og beriges der.
For at lette koncernintern projektallokering er ressourcegruppens pristabel blevet udvidet til at omfatte forskellige allokeringssatser. En logik for koncernintern projektallokering er blevet implementeret, og prissætningen er blevet tilpasset for at bestemme den korrekte IC-overførselspris (f.eks. ressource A fra kunde A bidrager til et projekt fra kunde B).
Centraliseret projekttidsregistrering i en klient er blevet indført, så medarbejderne ikke længere skal registrere tid separat i hver klient. Tidsregistreringslinjerne overføres nu automatisk til den respektive målprojektklient, hvor de kan importeres og bogføres på et projektregnskabsark ved hjælp af en tilpasset funktion, så posterne kan oprettes og evalueres i målklienten. Projekt- og opgavevisningerne er blevet justeret, så de viser de korrekte totaler (åbne/indtastede/godkendte/bogførte) for de globale timesedler.
Projektledere modtager nu en udvidet arbejdstidsgodkendelse på linjeniveau, hvilket forenkler godkendelsesprocessen. Der er implementeret yderligere rutiner til at overføre komplette projekter inklusive varer til en anden klient. Der er bl.a. lavet hurtigstart-skabeloner til hurtig import af ressourcegruppepriser til de respektive klienter via Excel.
For at understøtte medarbejdernes forskellige ansvarsområder og roller optimalt blev webklientens grænseflade (rollecenter, menubjælker) tilpasset de forskellige brugergruppers krav og autorisationer (projektledere, godkendere eller projektmedarbejdere).
Fordelen for kunden
Implementeringen af et centraliseret tidsregistreringssystem og udskiftningen af EasyProject-tilføjelsen vil forbedre effektiviteten og nøjagtigheden af projektstyringen hos EQS Group AG betydeligt. Medarbejderne vil blive aflastet, og administrationen vil blive mere effektiv takket være automatiseringen af processerne.
