Brugen af Dynamics 365 Business Central eller NAV er kendetegnet ved tildelingen og definitionen af brugere, roller og deres rettigheder. I forlængelse af vores sidste Udgave af nyhedsbrev i februar, hvor vi introducerede dig til vigtigheden af disse, beskriver vi, hvordan du kan administrere profilerne og deres brugere i et rollecenter.
Hver bruger tildeles mindst én rolle. Baseret på de roller, som brugeren tilhører, har brugeren rettigheder og adgangstilladelser, som generelt kan udvides.
Et rollecenter består af en samling af brugere, som kaldes "profiler". Det kan ses som en "hjemmeside" for alle brugere af en profil. Rollecenteret konfigureres i henhold til opgaverne og de tildelte processer og prioriteter for brugerne i profilen.
Profiler bruges derfor til at knytte brugere til foruddefinerede rollecentre.
Generelt kan man sige, at et rollecenter viser oplysninger, som brugerne har brug for til at udføre deres daglige arbejde. Tilpasning udføres af en administrator for at definere kravene til en bestemt rolle i dit rollecenter. Der er f.eks. et rollecenter for "ordrebehandling". Det afspejler kravene og processerne for ordrebehandling i virksomheden for alle brugere, der udfører disse opgaver.
I Dynamics NAV findes der allerede profiler som standard, som hver især svarer til et rollecenter og er knyttet til det. Administratoren kan oprette nye profiler eller ændre eksisterende.
Nedenfor finder du en trinvis vejledning i, hvordan du opretter, ændrer eller kopierer en profil for brugere i området "Ordrebehandling" i Dynamics NAV. Ved at kopiere en eksisterende profil opnår du en betydelig tidsbesparelse, da det kun er nogle få indstillinger, der skal ændres.
Oprettelse af en profil:
- Indtast i søgefunktionen "Profiler" og vælg det tilsvarende link.
- Vælg handlingen "Ny"Du kan åbne vinduet"Nyt profilkort" åben.
- I feltet "ProfiI-ID", skal du indtaste et navn, der beskriver brugerens rolle.
- Indtast beskrivelsen af profil-ID'et i det tilsvarende felt "Beskrivelse af", som for eksempel "ordrebehandling".
- ID'et for rollecentret er defineret i det tilsvarende felt, som skal tildeles profilen.
- Rollecentret er indstillet som standard for denne profil, hvor afkrydsningsfeltet "Standard rullecentrum" er aktiveret.
- Bekræft denne proces med "Ok".
Følg de samme trin for at ændre en eksisterende profil. I stedet for handlingen "Ny" vælg en "Eksisterende profil" på profilsiden.
Kopiering af en profil:
- Åbn den profil, der skal kopieres, og vælg handlingen "Kopier profil" fra.
- Indtast et navn på den profil, der skal kopieres, i feltet "Nyt profil-ID".
- Feltet "Nyt profilområde" er indstillet til et af følgende områder:
- System - den nye profil er tilgængelig for alle lejerdatabaser
- Lejer - den nye profil er kun tilgængelig for den nuværende lejerdatabase
- Bekræft denne proces med "Ok".
Du kan også spare endnu mere tid ved at eksportere og importere profiler som XML-filer fra og til en Dynamics NAV-database. Brugergrænsefladen konfigureres her. I stedet for at omkonfigurere en profil, bruger du en eksisterende profilkonfiguration.
Bemærk, at importen ikke er mulig, hvis profilen allerede findes i databasen. Dette gælder også, hvis XML-filen har et andet navn eller et andet indhold. Den eksisterende profil skal først slettes for at kunne importere den nye profil.
En profil, der allerede er konfigureret i en NAV-database, kan genbruges i en anden database ved at eksportere profilen til en XML-fil. Det er derefter muligt at importere XML-profilfilen til en anden database.
Eksport af en profil:
- Åbn siden "Eksportér profiler".
- Vælg profilen fra listen, og brug knappen "Eksport" for at fortsætte.
- Gem XML-filen et sted på din computer.
Importer en profil:
- Åbn siden "Importer profiler".
- Valg af XML-profilfilfil.
- Bekræft denne proces med "Ok".
Vil du gerne bruge Dynamics 365 Business Central i din virksomhed i fremtiden, eller bruger du allerede Dynamics NAV?
Vil du gerne vide mere om rolle- og brugerkonceptet og oprette tilsvarende rollecentre?
Kom i kontakt med os! Vores rådgivere vil med glæde hjælpe dig eller besvare de første spørgsmål, du måtte have.
