Da den traditionelle metode med at sende kvitteringer via print, kuvertering, porto og post er tidskrævende og medfører betydelige omkostninger, vælger især virksomheder med en stor mængde kvitteringer i stigende grad elektronisk kvitteringsforsendelse. Måske overvejer du også at skifte til papirløse processer.
Microsoft Dynamics NAV giver den grundlæggende forudsætning, da den giver dig mulighed for at angive for hver forretningspartner (kunde/leverandør), om kvitteringerne skal oprettes digitalt eller som en udskrift. Baseret på denne indstilling vil kvitteringer fortsat blive sendt på papir eller som elektroniske kvitteringer.
Mange udbydere af elektronisk dokumenthåndtering tilbyder grænseflader til Microsoft Dynamics NAV, så elektronisk dokumentforsendelse nemt kan integreres i dine forretningsprocesser, og disse forbliver uændrede i dit set-up. Takket være kvalificerede digitale signaturer svarer elektroniske kvitteringer til papirkvitteringer med en personlig underskrift og er godkendt i henhold til europæiske direktiver.
Microsoft Dynamics NAV er i stand til at behandle forskellige former for elektroniske dokumenter. Her er en oversigt over de forskellige muligheder:
- Takket være den anvendte scanningssoftware genkender systemet "OCR (Optical Ckarakter Recognition) tekstgenkendelse" genkender indgående dokumenter i PDF-format (uanset om de er scannet eller modtaget elektronisk) og konverterer dem til en struktur, der nemt kan behandles af ERP-systemet. Ud over kundestamdata og fakturabeløb udtrækker Dynamics NAV 2017 også artikel- og hovedkontolinjer, hvilket forkorter den manuelle indtastning af indgående fakturaer og dermed optimerer dine forretningsprocesser.
- Du scanner kvitteringerne og sender dem via e-mail til en online OCR-tjeneste (f.eks. Lexmark Invoice Capture Service), som aflæser dataene og gør dem tilgængelige i Dynamics NAV.
- Du har allerede dine kvitteringer i PDF-format og kører dokumenterne gennem en OCR-tjeneste eller via en udbyder selv.
- Du vælger en udbyder, som allerede giver dig kvitteringen i en elektronisk bearbejdelig form (PDF- og XML-fil). OCR er ikke længere nødvendigt her.
Er du interesseret i det automatiske elektroniske kvitteringssystem, og vil du have mere information? Kontakt os venligst på telefon 089 - 21 111 848 eller via e-mail på vertrieb@br-ag.com i kontakt!
