Ponieważ tradycyjna metoda wysyłania paragonów poprzez drukowanie, kopertowanie, nadawanie i wysyłanie pocztą jest czasochłonna i generuje znaczne koszty, firmy, które generują duże ilości paragonów, coraz częściej decydują się na elektroniczną wysyłkę paragonów. Być może Ty również rozważasz przejście na procesy bez użycia papieru.
Microsoft Dynamics NAV zapewnia podstawowy warunek wstępny, ponieważ pozwala określić dla każdego partnera biznesowego (klienta / dostawcy), czy paragony powinny być tworzone cyfrowo, czy jako wydruk. Na podstawie tego ustawienia paragony będą nadal wysyłane w formie papierowej lub elektronicznej.
Wielu dostawców elektronicznego zarządzania dokumentami oferuje interfejsy do Microsoft Dynamics NAV, dzięki czemu elektroniczna wysyłka dokumentów może być łatwo zintegrowana z procesami biznesowymi, a te pozostają niezmienione w konfiguracji. Dzięki kwalifikowanym podpisom cyfrowym, elektroniczne pokwitowania są równoważne papierowym pokwitowaniom z podpisem osobistym i są zatwierdzone zgodnie z dyrektywami europejskimi.
Microsoft Dynamics NAV jest w stanie przetwarzać różne formy dokumentów elektronicznych. Poniżej znajduje się przegląd różnych opcji:
- Dzięki zastosowanemu oprogramowaniu skanującemu, system rozpoznaje "OCR (Optical Ccharakter RRozpoznawanie tekstu" rozpoznaje przychodzące dokumenty w formacie PDF (zeskanowane lub otrzymane elektronicznie) i konwertuje je na strukturę, która może być łatwo przetwarzana przez system ERP. Oprócz danych podstawowych klienta i kwot faktur, Dynamics NAV 2017 wyodrębnia również linie artykułów i kont G/L, co skraca ręczne wprowadzanie przychodzących faktur, a tym samym optymalizuje procesy biznesowe.
- Użytkownik skanuje paragony i wysyła je e-mailem do usługi OCR online (np. Lexmark Invoice Capture Service), która odczytuje dane i udostępnia je w Dynamics NAV.
- Posiadasz już swoje paragony w formacie PDF i uruchamiasz dokumenty za pomocą usługi OCR lub samodzielnie za pośrednictwem dostawcy.
- Wybierasz dostawcę, który już dostarcza Ci pokwitowanie w formie elektronicznej (plik PDF i XML). OCR nie jest już potrzebny.
Jesteś zainteresowany automatycznym elektronicznym systemem paragonowym i chciałbyś uzyskać więcej informacji? Prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem 089 - 21 111 848 lub mailowy pod adresem vertrieb@br-ag.com w kontakcie!
