Aujourd'hui, nous souhaitons vous présenter un projet chez EQS Group AGL'entreprise présentera à la presse son nouveau site web, un fournisseur de cloud international de premier plan dans les domaines de la conformité d'entreprise, des relations avec les investisseurs et des rapports sur le développement durable (ESG Tech), dont le siège est à Munich.
Le scope
Dans cette entreprise de services innovants pour les entreprises cotées en bourse, qui compte environ 500 utilisateurs, il a été décidé de remplacer l'add-on EasyProject et d'implémenter une saisie des temps centralisée pour tous les projets dans tous les mandants.
L'objectif
L'objectif était d'améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des projets et de réduire la charge de travail des collaborateurs.
La mise en œuvre
L'implémentation comprenait une création de données de base pour les ressources, les groupes de ressources, les dimensions et d'autres informations nécessaires dans un mandant central. Ces données ont été distribuées automatiquement à tous les mandants cibles via l'AddOn Multi Entity Management (MEM). La création des projets et des tâches de projet avec les informations nécessaires pour la saisie des temps a également été effectuée dans le mandant central. Les projets ont ainsi pu être transférés et enrichis de manière automatisée vers les mandants cibles.
Pour faciliter la compensation de projets interentreprises, le tableau des prix des groupes de ressources a été complété par différents taux de compensation. Une logique pour la compensation de projets interentreprises a été implémentée et la détermination du prix a été adaptée afin de déterminer le prix de compensation IC correct (p. ex. la ressource A du mandant A fournit un projet du mandant B).
Une saisie centrale des temps de projet a été introduite dans un mandant, de sorte que les collaborateurs ne doivent plus saisir les temps séparément dans chaque mandant. Les lignes de timesheet sont désormais transférées automatiquement dans le mandant de projet cible correspondant, où elles peuvent être importées et comptabilisées dans une feuille de registre de projet via une fonction adaptée, de sorte que les postes peuvent être créés et évalués dans le mandant cible. Afin d'afficher les totaux corrects (ouverts/saisis/approuvés/comptabilisés) des feuilles de temps globales, les vues du projet et des tâches ont été adaptées.
Les responsables de projet bénéficient désormais d'une autorisation de temps de travail étendue au niveau des lignes, ce qui facilite le processus d'autorisation. Des routines supplémentaires ont été implémentées pour transférer des projets complets, y compris les postes, vers un autre mandant. Entre autres, des modèles Rapid-Start ont été mis à disposition pour importer rapidement les prix des groupes de ressources dans les mandants respectifs via Excel.
Afin de soutenir de manière optimale les différents domaines de tâches ou rôles des collaborateurs, l'interface du client web (centre de rôles, barres de menus) a été adaptée aux exigences et aux autorisations des différents groupes d'utilisateurs (chefs de projet, approbateurs ou collaborateurs de projet).
L'avantage pour le client
L'implémentation d'une saisie centrale des temps et le remplacement de l'AddOn EasyProject amélioreront considérablement l'efficacité et la précision de la gestion des projets au sein d'EQS Group AG. La charge de travail des employés sera réduite et l'administration sera plus efficace grâce à l'automatisation des processus.
