Comme la procédure classique d'envoi de documents par impression, mise sous pli, affranchissement et envoi postal prend beaucoup de temps et entraîne des coûts considérables, les entreprises qui traitent un grand nombre de documents optent de plus en plus pour l'envoi électronique de documents. Vous envisagez peut-être vous aussi de passer à la dématérialisation.
La condition de base est fournie par Microsoft Dynamics NAV, car il est possible de définir pour chaque partenaire commercial (client/fournisseur) si les documents doivent être créés sous forme numérique ou imprimée. En fonction de ces paramètres, les documents continueront à être envoyés sur papier ou sous forme électronique.
De nombreux fournisseurs de justificatifs électroniques proposent des interfaces avec Microsoft Dynamics NAV, de sorte que l'envoi de justificatifs électroniques s'intègre sans problème dans vos processus commerciaux et que ceux-ci restent inchangés dans leur exécution configurée. Grâce aux signatures numériques qualifiées, les justificatifs électroniques correspondent aux justificatifs sur papier avec signature personnelle et sont autorisés par les directives européennes.
Microsoft Dynamics NAV est capable de traiter différentes formes de documents électroniques. Voici un aperçu des différentes possibilités :
- Grâce à un logiciel de scannage, le système reconnaît par "OCR (Optical Character Recognition), la "reconnaissance de texte" des documents entrants au format PDF (qu'ils soient scannés ou reçus par voie électronique) et les convertit en une structure facile à traiter par le système ERP. Outre les données de base des clients et les montants des factures, Dynamics NAV 2017 extrait également les lignes d'articles et de comptes généraux, ce qui vous permet de réduire la saisie manuelle des factures entrantes et d'optimiser ainsi vos processus commerciaux.
- Vous scannez les documents et les envoyez par e-mail à un service OCR en ligne (par ex. Lexmark Invoice Capture Service), qui lit les données et les met à disposition dans Dynamics NAV.
- Vous avez déjà vos documents au format PDF et vous les faites passer par un service OCR ou vous-même via un fournisseur.
- Vous choisissez un fournisseur qui vous fournit déjà le document sous une forme pouvant être traitée électroniquement (PDF et fichier XML). Ici, l'OCR n'est plus nécessaire.
Vous vous intéressez de plus près à la gestion électronique automatique des documents et souhaitez obtenir de plus amples informations ? N'hésitez pas à nous contacter par téléphone au 089 - 21 111 848 ou par e-mail à l'adresse suivante vertrieb@br-ag.com en contact !
