En af de mest ubehagelige opgaver i ethvert projekt er, set fra projektmedarbejderens synspunkt, den kedelige tidsregistrering til feedback på præstationer. En "smerte" for medarbejderen, men vigtig og uundværlig for projektcontrolleren, ordrekoordinatoren og backoffice.
Performance-feedback danner grundlag for projektstyring og fakturering. Derfor er det så meget desto vigtigere at støtte projektmedarbejderne i at udføre denne opgave og give dem de værktøjer, de har brug for, så de kan udføre opgaven så effektivt som muligt.
Konklusion: En veldesignet løsning, der er skræddersyet til organisationens behov, øger kvaliteten af præstationsfeedback og sparer tid og penge.
Men: Hvilke kriterier bidrager til at øge kvaliteten af præstationsfeedback, til at gøre tidsregistreringen effektiv, og hvordan kan de implementeres i Navision?
Et tidsregistreringssystem med aktivitetsfeedback skal sikre kortlægningen af projekter og faktureringsstrukturer i Navision samt sammenkædningen af relevante stam- og transaktionsdata for at understøtte processerne. Ud over en fleksibel mulighed for at strukturere projekter ved hjælp af work breakdown structure-elementer omfatter dette også de nødvendige parametre til at kontrollere de bekræftede poster.
Ikke alle bekræftelser er relevante for fakturering. De bekræftelser, der frigives til fakturering, er underlagt forskellige faktureringsformer såsom "fast pris", "tid og materiale" eller "fast pris" - købte tjenester videregives 1:1 til kunden afhængigt af kravene. Afhængigt af faktureringstypen opretter du projektopgaverne i NAV og vedligeholder de aftalte priser pr. projektmedarbejder. Ved at vedligeholde de planlagte værdier kan du til enhver tid hente en sammenligning mellem planlagt og faktisk, hvilket sikrer, at du altid har kontrol over projektet.
Fleksibel præstationsfeedback muliggør rapportering af forskellige tidsenheder og andre regnskabsdata som f.eks. rejseenheder, faste rejsepriser, rapportering af rejsekilometer og rejseudgifter i henhold til kvitteringer.
En timeseddel skal være tilgængelig online og offline; medarbejderne skal kunne indtaste deres data hvor som helst og når som helst for at oprette timesedlen. Det betyder, at præstationsfeedback er mulig både via en browser og en mobil enhed.
Medarbejderne understøttes af intelligent præstationsfeedback, som kun giver dem de elementer, de kan rapportere tilbage. På den måde undgås fejlindtastninger, og der sikres et højt kvalitetsniveau.
Projektet kan først faktureres, når den ansvarlige projektleder har godkendt ydelserne. Ydelserne overføres til fakturaen med et tryk på en knap. Derefter bogføres fakturaen, og der genereres en udskrift til kunden.
Fordelene ved servicebehandling i NAV er derfor indlysende:
- Projektets data indtastes kun ét sted -> ingen fejlagtig dobbeltindtastning af data.
- Alle registrerede tjenester er til enhver tid synlige i projektet og kan derfor analyseres.
- Projektcontrolleren har fuld indsigt i projektet og kan gribe ind, hvis det er nødvendigt.
- Fakturering til kunden er automatiseret, hvilket reducerer arbejdsbyrden.
Hvis du gerne vil nyde godt af disse og mange andre fordele og har yderligere spørgsmål om emnet, vil en af vores rådgivere med glæde hjælpe dig. Kom i kontakt med os!
