L'une des tâches les plus désagréables de chaque projet est, du point de vue du collaborateur de projet, la pénible saisie des temps pour le feed-back des prestations. "Affligeant" pour le collaborateur, indispensable et essentiel pour le contrôleur de projet, le coordinateur de la mission et le back-office.
La confirmation des performances constitue la base du contrôle du projet et de la facturation. Il est donc d'autant plus important de soutenir le collaborateur de projet dans l'exécution de cette tâche et de lui fournir les outils dont il a besoin pour accomplir cette tâche le plus efficacement possible.
Conclusion : une solution bien conçue et adaptée aux exigences de l'organisation augmente la qualité du feed-back sur les performances et permet d'économiser du temps et de l'argent.
Mais quels sont les critères qui contribuent à améliorer la qualité d'un rapport de performance, à rendre une saisie des temps efficace et comment les mettre en œuvre dans Navision ?
Une saisie des temps avec confirmation des prestations doit garantir la représentation des projets et des structures de facturation dans Navision ainsi que la liaison des données de base et des données de mouvement pertinentes pour soutenir les processus. Outre une possibilité flexible de structurer les projets à l'aide d'éléments d'organigramme technique de projet, cela implique également les paramètres nécessaires pour contrôler les postes confirmés.
Toutes les confirmations ne sont pas pertinentes pour la facturation. Les confirmations validées pour la facturation sont soumises à différentes formes de facturation telles que "forfaitaire", "au temps passé" ou à "prix fixe" - les prestations achetées sont transmises 1:1 aux débiteurs selon les exigences. Selon le mode de facturation, vous créez les tâches de projet dans NAV et gérez les prix convenus pour chaque collaborateur de projet. La gestion des valeurs planifiées vous permet ainsi de demander à tout moment une comparaison entre le plan et le réel, ce qui vous assure à tout moment le contrôle du projet.
Une confirmation flexible des prestations permet de déclarer différentes unités de temps et également d'autres données de calcul telles que les unités de déplacement, les forfaits de déplacement, la confirmation des kilomètres parcourus et des frais de déplacement selon les justificatifs.
Une "timesheet" doit être disponible en ligne et hors ligne, les collaborateurs doivent pouvoir effectuer leur saisie partout et à tout moment afin de créer la "timesheet". C'est-à-dire que le retour d'information sur les performances est possible aussi bien via un navigateur que via un terminal mobile.
Un collaborateur est assisté par un système intelligent de confirmation des performances qui ne met à sa disposition que les postes qu'il peut confirmer. De cette manière, les saisies erronées ou incorrectes sont évitées et un haut niveau de qualité est garanti.
Ce n'est qu'après la validation des prestations par le chef de projet responsable que la facturation des prestations du projet peut avoir lieu. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que les prestations soient transférées sur la facture. La facture est ensuite enregistrée et une impression est générée pour le client.
Les avantages de la gestion des services et des prestations dans NAV sont donc évidents :
- Les données relatives au projet ne sont saisies qu'à un seul endroit -> pas de double saisie de données par erreur.
- Toutes les prestations saisies sont visibles à tout moment sur le projet et peuvent donc être évaluées.
- Le contrôleur de projet dispose d'une transparence totale sur le projet et peut, si nécessaire, intervenir pour le piloter.
- La facturation au client est automatisée, ce qui réduit la charge de travail.
Si vous souhaitez profiter de ces avantages et de nombreux autres, et si vous avez d'autres questions sur le sujet, l'un de nos conseillers se tient à votre disposition. Contactez-nous!
