Bereits in unserem April-Newsletter haben wir ausführlich über das Genehmigungsverfahren im Beschaffungsprozess berichtet. Unsere eBANF-Lösung für Dynamics NAV/Business Central, welche eine Erweiterung zum NAV-/BC-Standard darstellt, kann Ihren Beschaffungsprozess durch überprüfte Dateneingabe beschleunigen. Durch definierte Workflows durchläuft eine BANF eine oder mehrere Freigabeschritte, bevor sie in eine Bestellung weiterprozessiert werden kann.

Wann ist ein BANF-Verfahren interessant? In der Regel unterliegen Produktivmaterialien keinem BANF-Verfahren. Dagegen durchlaufen Verbrauchsgüter (z.B. Büromaterialien) häufig einen Genehmigungsprozess, auch in der Forschung & Entwicklung sowie seltener in der Wartung (z.B. Ersatzteile) kommt ein BANF-Verfahren zum Einsatz.

Heute möchten wir Ihnen unsere eBANF Lösung für Dynamics NAV / Business Central am Beispiel einer großen Unternehmensgruppe aus dem produzierenden Gewerbe zeigen, die unsere Lösung erfolgreich im Einsatz hat.

Als Anwendungsbeispiel dient die Bestellung von IT-Produkten unterschiedlicher Art. Der Kunde hat dabei das Verfahren „Ermittlung der Freigabestellen nach einer Freigabegruppe mit Wertgrenze“ im Einsatz. Was bedeutet dies nun?
Der Wert der zu genehmigenden Ware bestimmt das Verfahren. Konkret kann dies so aussehen:

Bis zu einem Warenwert von 10.000 Euro gibt die Einkaufsleitung frei, ab einem Warenwert von mehr als 10.000 Euro gibt der Einkauf und zusätzlich die Geschäftsleitung frei. Die Freigabe erfolgt also hier in Reihe, es sind ab einem Warenwert von 10.000 Euro und höher nunmehr zwei Freigabeschritte erforderlich.

Großer Vorteil des oben beschriebenen Freigabeverfahrens ist, dass die Freigabeschritte und deren Genehmiger dynamisch ermittelt werden können. Die Pflege der Freigabestrategie ist bewusst sehr einfach gehalten.

Demgegenüber steht übrigens die andere Strategie, in der die Genehmiger nach Freigabestellen ermittelt werden.

Die Strategie regelt also, wieviele und welche Schritte des Freigabeverfahrens angewandt werden. Wie viele Strategien Sie für Ihr Unternehmen definieren, ist von einigen Faktoren abhängig, z.B.:

  • Größe des Unternehmens
  • Anzahl der Abteilungen
  • Zentraler/dezentraler Einkauf

Was passiert, wenn nun ein Genehmiger im Freigabeverfahren nicht verfügbar ist? Hierfür gibt es den Stellvertreter für den jeweiligen Genehmiger, den Sie in Ihrem Unternehmen bestimmen können. Durch die „Delegieren“-Funktion in Dynamics NAV können Sie die Genehmigung an Ihren Stellvertreter übergeben.

Hier noch einmal die wesentlichen Vorteile unserer eBANF-Lösung für NAV/BC:

  • Beschleunigung des Beschaffungsprozesses durch überprüfte Dateneingabe und Wegfall manueller Schritte
  • Automatische Ermittlung des nächsten Bearbeiters
  • Papierloser Ablauf des Genehmigungsverfahrens
  • Automatische Benachrichtigung über zu erfolgende Freigabeschritte
  • Vereinheitlichung organisatorischer Abläufe von Bedarfsmeldungen
  • Zu jedem Zeitpunkt Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Genehmigungsverfahrens
  • Garantie der Einhaltung von Genehmigungswegen
  • Freigabeprozess unterliegt ständiger Kontrolle durch terminliche Überwachung der Workflows auf allen Ebenen

Haben wir Ihr Interesse geweckt und interessieren Sie sich näher für unsere eBANF Lösung für Dynamics NAV/Business Central? Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung!

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